Falsche Datenblätter auf der Website: gefunden mit einer einzigen Frage

Das Produktprogramm auf der Website war sauber gepflegt: jedes Produkt mit eigener Seite, jedes mit hinterlegtem Datenblatt. Die Prüfung der Liste ergab trotzdem: Bei fünf Produkten gehörte das hinterlegte Datenblatt zu einem anderen Produkt. Formal einwandfreie PDFs: Sie öffnen, tragen Logo und Layout, sind echte Datenblätter. Nur eben unter dem falschen Produkt verlinkt.

Dass ausgerechnet eine so allgemeine Frage diese Fälle findet, hat einen einfachen Grund: Für ein System, das Inhalte liest, ist das Datenblatt eines anderen Produkts kein Datenblatt dieses Produkts. Ein falsch zugeordnetes Dokument ist aus dieser Sicht schlicht ein fehlendes.

Diese Dokumente lagen nicht in irgendeinem Laufwerk. Sie waren öffentlich; jeder Kunde konnte mit ihnen arbeiten.

Ein kaputter Link fällt auf, denn er produziert einen Fehler. Ein falsches PDF produziert keinen: Es öffnet, sieht professionell aus, ist ein echtes Datenblatt. Um den Fehler zu bemerken, müsste jemand den Inhalt des Dokuments gegen das Produkt lesen, unter dem es hängt. Genau das tut im Alltag niemand. Website-Pflege prüft Verfügbarkeit, nicht Zugehörigkeit.

Dazu kommt: Das Wissen über die Ablage ist selbst Erfahrungswissen. Warum es zwei fast gleichnamige Produktvarianten gibt, welche Datei die führende ist, welche Seite noch aus dem alten Shop-System stammt: Das steht nirgends. Das weiß die Kollegin, die die Seiten aufgebaut hat. Wenn sie geht, geht die Landkarte mit.

Vor allem aber gibt es im Alltag keinen Leser, der alle Dokumente gleichzeitig liest und Widersprüche bemerken könnte. Menschen lesen punktuell. Für sie ist dieser Fehler unsichtbar.

In der Chemie ist das keine Stilfrage. Legt ein Kunde einen Prozess nach den Kennwerten des falschen technischen Datenblatts aus, steht am Ende eine Reklamation. Und die Frage, wessen Dokument er vertraut hat. Bei Sicherheitsdatenblättern wird es schärfer: REACH verpflichtet den Lieferanten, das Sicherheitsdatenblatt zum jeweiligen Stoff bzw. Gemisch bereitzustellen (Art. 31; in Deutschland konkretisiert durch die TRGS 220). Ein formal gültiges, aber falsch zugeordnetes SDB bedeutet praktisch: Für dieses Produkt liegt dem Kunden gar kein korrektes Sicherheitsdatenblatt vor.

Auch im Qualitätsmanagement ist das Thema längst angekommen: Seit der 2015er-Revision verlangt die ISO 9001 unter „Wissen der Organisation“ (Abschnitt 7.1.6) ausdrücklich, dass Unternehmen das für ihre Prozesse nötige Wissen bestimmen, aufrechterhalten und schützen. Falsch zugeordnete Produktdokumente sind genau das Gegenteil und damit auch ein Audit-Thema.

Der leisere Schaden entsteht intern: Ein Vertrieb, der der eigenen Website nicht mehr traut, ruft wieder den einen erfahrenen Kollegen an. Das Kopfmonopol, das man auflösen wollte, wächst weiter.

1. Einen Verantwortlichen pro Dokumentbestand benennen. Sicherheitsdatenblätter und technische Datenblätter brauchen je einen Owner, nicht „das Team“.
2. Eine führende Quelle festlegen. Die Website zieht Dokumente aus einem System; jede manuell hochgeladene Kopie ist ein zukünftiger Fehler.
3. Eindeutige Dateinamen mit Produktbezug. Ein datenblatt_final_v2.pdf ist eine Verwechslung, die auf ihren Moment wartet.
4. Stichprobe heißt: Inhalt lesen, nicht Link klicken. Zehn Produktseiten öffnen: Steht im PDF derselbe Produktname wie auf der Seite? Passen die Kennwerte plausibel?
5. Die Dokument-Landkarte übergeben. Beim Ausscheiden langjähriger Mitarbeiter gehört zur Übergabe auch das Wissen, wo was liegt und was führend ist.

Wer das Thema grundsätzlich angehen will: Für Wissensmanagementsysteme gibt es mit der ISO 30401 inzwischen eine eigene internationale Norm.

Das Bemerkenswerte an dem Fall ist, wie wenig es brauchte: kein integriertes System, keine Schnittstellen, keine Schulung. Nur die öffentliche Website als Datenbasis und eine generische Frage. Ein Link-Checker hätte nichts gefunden, denn er prüft nur, dass ein Dokument erreichbar ist. Ein CMS sieht nur, dass ein Feld befüllt ist. Ob der Inhalt zum Produkt passt, sieht erst ein Leser, der beides versteht und alle Seiten gleichzeitig im Blick hat.

Genau deshalb lässt sich dieser Test mit jeder Website machen, auch mit Ihrer: Der Wissensverlust-Check dauert fünf Minuten, oder Sie vereinbaren direkt ein Erstgespräch. hAiner wird vollständig in Deutschland gehostet, DSGVO-konform.