Wer oder was ist hAiner? Warum wir ihn das Gehirn Ihres Unternehmens nennen

Ein Gehirn macht zwei Dinge: Es sammelt Erfahrung, und es verknüpft sie so, dass sie im richtigen Moment abrufbar ist. In den meisten Unternehmen ist beides verteilt. Ein Teil des Wissens liegt in Dokumenten, Ablagen und Systemen. Der wertvollere Teil steckt in den Köpfen der Leute, die seit Jahren dabei sind.

hAiner bringt beides zusammen. Er macht aus totem Dokumentenbestand und dem Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeitenden ein Wissen, das lebt: das sich ergänzt, wenn jemand Neues dazulernt, und das antwortet, wenn jemand fragt.

In den meisten Betrieben, die wir kennenlernen, gibt es eine Ablage, ein Wiki oder ein SharePoint. Und trotzdem läuft die entscheidende Frage am Ende über eine Person. Wer weiß, warum die Linie bei bestimmtem Material langsamer fährt? Welcher Kunde will Angebote nur telefonisch besprochen haben? Was war damals der Grund für die Sonderfreigabe?

Dieses Wissen ist selten aufgeschrieben, weil es niemand für aufschreibenswert hielt. Es entsteht im Alltag und wird im Alltag weitergegeben. Das funktioniert, solange die Leute da sind. In den nächsten Jahren gehen in vielen Betrieben genau die Kollegen in Rente, bei denen diese Fragen landen.

Warum sich dieses Wissen so schwer sichern lässt und welche Wege es gibt, beschreiben wir auf unserer Themenseite Erfahrungswissen sichern.

hAiner arbeitet in vier Schritten, die ineinandergreifen.

Er fragt nach. hAiner führt KI-gestützte Interviews mit den Menschen, die etwas wissen. Das läuft am liebsten per Sprache, auch über die Mobile App, und in kurzen Einheiten statt in einem langen Workshop. Die Fragen bauen auf dem auf, was schon bekannt ist, und gehen dorthin, wo Lücken sind. Jede Aussage wird mit Person und Zeitpunkt gespeichert.

Er arbeitet mit dem, was schon da ist. hAiner nutzt das Unternehmenswissen aus allen Quellen, an die er angebunden wird, etwa Ablagen wie SharePoint. Die Anbindung läuft über einen Suchindex. Die Dokumente bleiben, wo sie sind, hAiner kopiert sie nicht in ein neues System.

Er verknüpft. Aus Interviews und Dokumenten entsteht ein Wissensnetz, das an den Dingen hängt, um die es in Ihrem Betrieb geht: Mitarbeitende, Maschinen, Fahrzeuge, Stoffe, Kunden, Aufträge. Eine Aussage über die Einstellung einer Anlage findet man deshalb auch dann, wenn man nach der Anlage fragt und nicht nach dem Kollegen, der sie gemacht hat.

Er antwortet mit Beleg. Jede Antwort nennt ihre Quelle: das Dokument mit Ablagepfad oder das Interview mit Person und Datum. Das Original lässt sich direkt öffnen. Findet hAiner keine belastbare Antwort, sagt er das und nennt die Person, die es wissen könnte. Wir halten das für wichtiger als eine flüssige Antwort ohne Grundlage.

Ihre Leute reagieren schneller. Wer eine Frage hat, muss nicht erst herumtelefonieren oder drei Ordner durchsuchen. Das gilt besonders für neue Kollegen, die noch nicht wissen, wen sie fragen sollen.

Teams arbeiten mit demselben Wissen. Instandhaltung, Produktion, Vertrieb und Service greifen auf eine gemeinsame Grundlage zu. Was eine Abteilung gelernt hat, steht auch der anderen zur Verfügung.

Abläufe werden leichter eingehalten. Wer gerade vor einem Arbeitsschritt steht, bekommt die passenden Regeln und Erfahrungen dazu, statt sie suchen zu müssen. Prozesse scheitern im Alltag selten am Willen, sondern daran, dass im entscheidenden Moment niemand weiß, wie es gemeint war.

Eine Vertriebsmitarbeiterin übernimmt einen langjährigen Kunden von einem Kollegen, der in Rente gegangen ist. Vor dem ersten Termin fragt sie hAiner, was sie über diesen Kunden wissen sollte. hAiner findet die letzten Angebote in der Ablage und Hinweise aus dem Interview mit ihrem Vorgänger: Entschieden wird beim technischen Leiter, nicht im Einkauf. Angebote will der Kunde vorher telefonisch besprechen. Und über die Lieferzeiten gab es im letzten Jahr Ärger.

Jeder Hinweis zeigt seine Quelle. Sie geht vorbereitet in den Termin, statt diese Dinge erst im Gespräch herauszufinden.

(Illustratives Beispiel, kein konkreter Kundenfall.)

hAiner ist kein weiteres Wiki. Niemand muss Seiten anlegen oder pflegen, damit Wissen hineinkommt. Und hAiner ersetzt nicht das Gespräch zwischen erfahrenen und neuen Kollegen. Er sorgt dafür, dass dieses Gespräch nicht verloren geht, wenn einer von beiden nicht mehr da ist.

hAiner lohnt sich vor allem für Unternehmen, auf die einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

• In den nächsten Jahren gehen erfahrene Mitarbeitende in Rente oder verlassen das Unternehmen.
• Wichtige Entscheidungen hängen an Erfahrung, die nirgends aufgeschrieben ist.
• Neue Kollegen brauchen lange, bis sie selbstständig arbeiten.
• Es gibt Ablagen und Dokumente, aber man findet darin selten, was man sucht.
• Das Wiki wurde eingeführt und wird kaum noch gepflegt.

Typische Bereiche sind Fertigung, Instandhaltung, technischer Service, Handel und Versicherungen.

hAiner verändert Ihr Unternehmen nicht über Nacht. Aber er sorgt dafür, dass das, was Ihre erfahrensten Leute wissen, morgen noch da ist und heute schon allen hilft.

Wenn Sie sich in den Punkten oben wiedererkennen, buchen Sie ein Erstgespräch mit Live-Demo (45 Minuten, kostenlos). Danach wissen Sie, ob hAiner zu Ihrem Betrieb passt.