Wissen sichern vor dem Renteneintritt: Warum das letzte Jahr kein Jahr ist

Rechnen wir das einmal durch.

Bei Altersteilzeit im Blockmodell wird in der ersten Hälfte normal weitergearbeitet und in der zweiten gar nicht mehr. Vier Jahre Altersteilzeit heißen also, dass der Kollege zwei Jahre vor dem offiziellen Rentenbeginn zum letzten Mal an seinem Schreibtisch sitzt. In Übergabeplänen taucht das erstaunlich selten auf. Es rechnet halt keiner nach.

Dann der Urlaub. Wer aufhört, nimmt seinen Resturlaub, und er nimmt ihn am Schluss, nicht im Februar. Gleitzeitkonten und Überstunden kommen obendrauf, ausgezahlt wird das selten.

Der letzte Posten steht in gar keiner Tabelle. In den letzten Monaten ist der Kopf schon halb im Ruhestand, und das ist völlig in Ordnung, wer vierzig Jahre gearbeitet hat, darf sich auf das Ende freuen. Nur konkurriert diese Vorfreude mit jedem Termin, den Sie noch ansetzen wollen. Im elften Monat bekommen Sie freundliche Antworten und sonst nicht viel.

Ziehen Sie das alles von zwölf Monaten ab. Was übrig bleibt, ist Ihr Fenster. Wie groß es ausfällt, hängt vom Betrieb ab. Groß ist es nie.

Und weil das Thema danach schreit: Das ist keine Rechtsberatung, was im Einzelfall gilt, steht im Arbeits- und Tarifvertrag.

In dem Fall, den ich erlebt habe, hat niemand den Manager gebeten, seine Erfahrung zu dokumentieren. Gut so, das wäre schiefgegangen.

Stattdessen gab es Interviews, verteilt über Monate. Nach jedem Termin hat jemand das Gesagte aufbereitet und ihm das Ergebnis beim nächsten Mal wieder hingelegt. Genau hier passiert das, worauf es ankommt: Er las, was daraus geworden war, und fing an zu korrigieren. Das stimmt so nicht. Das gehört andersherum. Hier fehlt der eigentliche Grund, warum damals so entschieden wurde.

Am Ende stand eine grafische Übersicht der Marktentwicklung mit ihren Zusammenhängen, auf einer Fläche statt in fünfzig Seiten Protokoll.

Die Grafik war dabei nicht die Dokumentation, sie war das Werkzeug. Über einen Text liest man höflich hinweg, über ein Bild nicht. Zeigt ein Pfeil in die falsche Richtung oder fehlt zwischen zwei Kästen die Verbindung, sieht ein Fachmann das in Sekunden und sagt es dann auch.

Dahinter steckt etwas, das jeder kennt, der schon einmal versucht hat, einen Experten zum Aufschreiben zu bewegen. Vor dem leeren Blatt weiß der Mann nicht, was Ihnen fehlt, denn für ihn ist sein Wissen keine Information, sondern Selbstverständlichkeit. Legen Sie ihm dagegen eine halbfertige Fassung hin, wird er präzise. Manchmal auch ungehalten, aber präzise.

Widersprechen ist leichter als Erzählen.

Eine Geschichte belegt nichts. Die Lage dahinter ist allerdings gut dokumentiert.

Bis 2040 überschreiten nach Angaben des Statistischen Bundesamts rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren, das sind 30 Prozent aller Erwerbspersonen. Nachrücken kann das niemand, dafür sind die jüngeren Jahrgänge schlicht zu klein.

Für den technischen Mittelstand ist daran eines besonders unangenehm: Es gehen nicht irgendwelche Leute, es gehen die Erfahrensten. Prozesse sind meistens dokumentiert, die Gründe dafür nicht. Die Historie einer Anlage oder eines Kunden kennt am Ende eine einzige Person, und die geht. Kopfmonopol nennt man das im Qualitätsmanagement.

Was das kostet, kann Ihnen niemand seriös ausrechnen, aber jeder merkt es. Nachfolger brauchen länger, wiederholen Fehler, die vor zehn Jahren schon einmal gemacht und behoben wurden, und rufen im Zweifel den Rentner an, solange er noch rangeht. Das geht übrigens erstaunlich lange gut und irgendwann eben nicht mehr. Richtig teuer wird es an der Stelle, an die niemand hinschaut: bei Entscheidungen, die schlechter ausfallen, weil der Zusammenhang fehlt.

Dazu kommt die formale Seite. Die ISO 9001:2015 verlangt in Kapitel 7.1.6, dass eine Organisation das für ihre Prozesse notwendige Wissen bestimmt und aufrechterhält. Im Audit sollten Sie also erklären können, was passiert, wenn die Erfahrensten gehen. Viele können das nicht.

Für die Methode brauchen Sie keine Software und kein Budget. Sie brauchen jemanden, der die Arbeit zwischen den Gesprächen tatsächlich macht, und dieser Jemand ist der Engpass, nicht das Verfahren.

• Fangen Sie bei Personen an, nicht bei Themen. Wer geht in den nächsten drei Jahren, und wessen Wissen hat sonst niemand? Eine ehrliche Liste reicht, dafür braucht es keine Wissenslandkarte.
• Klären Sie zuerst den letzten tatsächlichen Anwesenheitstag. Von dort rechnen Sie rückwärts, nicht vom Rentenbeginn.
• Führen Sie Gespräche, statt Dokumentationsaufträge zu verteilen.
• Zeigen Sie nach jeder Runde, was daraus geworden ist, am besten als Bild. Hier entsteht die Genauigkeit, nicht im Gespräch selbst.
• Fangen Sie früher an, als sich nötig anfühlt.

Wie ein systematisches Vorgehen aussieht, steht auf unserer Themenseite Wissenstransfer beim Renteneintritt.

Zur Einordnung: Der Fall liegt vor unserer Gründung, hAiner war daran nicht beteiligt. Geprägt hat er uns trotzdem, aus zwei Gründen.

Der erste betrifft die Methode. Wissen wird greifbar, wenn Menschen eine verarbeitete Fassung davon vor sich haben und widersprechen dürfen. hAiner liest die vorhandenen Wissensquellen eines Unternehmens, also Dokumente, Ablagen und die eigene Website, beantwortet Fragen dazu mit Quellenbeleg und zeigt, wo sich Unterlagen widersprechen und wo etwas fehlt. Die Gespräche mit den Kollegen ersetzt das nicht, die bleiben Handarbeit. Sie wissen vorher nur besser, worüber Sie reden müssen, und was dabei entsteht, findet danach noch jemand wieder.

Der zweite Grund ist banaler. Mit dem letzten Arbeitstag hören die Fragen ja nicht auf.

Sie werden nur unangenehmer, weil man jetzt privat anruft und dabei ein schlechtes Gewissen hat. hAiner lässt sich deshalb auch so einrichten, dass Ehemalige über einen eigenen, eng begrenzten externen Zugang erreichbar bleiben, wenn beide Seiten das wollen. Der Gewinn ist dabei weniger die Erreichbarkeit als der Ort: Die Antwort landet im Wissensbestand des Unternehmens und nicht im Postfach dessen, der zufällig angerufen hat.

Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Betrieb Kopfmonopole sitzen: Machen Sie den Wissensverlust-Check.