Wissensverlust bei der Schichtübergabe: Wenn die Lücken erst später auffallen

Ich habe das selbst erlebt, als ich vor einiger Zeit die Wartung einer Anlage übernommen habe. Was zu tun war, stand fest. Wo das Material dafür lag, überhaupt nicht.

Ein paar Punkte standen in einer Liste als „erledigt“. Wer genauer hinsah, merkte: Sie waren es nicht. Und das Material für die eigentlichen Arbeiten lag nicht sortiert in einem Lager, sondern bereits ausgepackt über die ganze Anlage verteilt. Teils schlecht gekennzeichnet, teils schlicht nicht da, wo es laut Plan sein sollte.

Die ersten Tage habe ich also nicht gewartet, sondern gesucht.

Je öfter ich darüber gesprochen habe, desto klarer wurde mir: Das passiert nicht nur mir. Es passiert überall dort, wo jemand etwas von jemand anderem übernimmt. Beim Schichtwechsel, bei der Übergabe einer Anlage, eines Projekts oder einfach einer Aufgabe im normalen Arbeitsalltag.

Das Wissen darüber, wo was liegt und wie der Stand wirklich ist, steckt meistens in den Köpfen der Leute, die vorher da waren. Sind die weg, ist es entweder ganz weg, oder man muss es sich mühsam wieder zusammensuchen.

Dass die Nachbereitung einer Instandhaltung kein Anhängsel ist, sieht auch das Arbeitsschutz-Regelwerk so. Die DGUV Information 209-015 „Instandhaltung an Maschinen und Anlagen“ gliedert das Thema in Planung, Durchführung und Nachbereitung, drei gleichrangige Hauptteile. In der Praxis fällt die Nachbereitung trotzdem als Erstes weg, wenn es eng wird.

Die naheliegende Reaktion ist meistens dieselbe: Das Formular, das es ohnehin schon gibt, wird länger. Es gibt noch mehr auszufüllen.

Das Problem daran ist, dass man am Ende trotzdem nicht weiß, wonach man eigentlich hätte fragen müssen. Man merkt ja erst im Nachhinein, dass etwas gefehlt hat. Genau das habe ich in Übergaben immer wieder erlebt, jedes Mal mit anderen Beispielen, aber demselben Muster.

Neu ist diese Beobachtung nicht. Eine gemeinsame Arbeitsgruppe von GfWM und DGQ hält fest, dass Wissensmanagement in Unternehmen häufig auf IT und Dokumentation verkürzt wird. Wie neues Wissen entsteht, wie es weitergegeben und aktuell gehalten wird, bleibt dabei oft unbeantwortet. Die DIN EN ISO 9001:2015 verlangt in Abschnitt 7.1.6 etwas anderes: Eine Organisation muss das Wissen bestimmen, das ihre Prozesse brauchen, es erhalten und verfügbar machen. Verfügbar, nicht abgeheftet.

hAiner ist kein weiterer Ordner und kein weiteres Formular, sondern ein Wissensnetzwerk, das mitdenkt. Wenn an einer Stelle wichtige Informationen zu fehlen scheinen, fragt hAiner aktiv nach, statt zu warten, bis jemand zufällig danach sucht. Und wer sein Wissen weitergeben will, muss dafür nicht bis zur nächsten Übergabe warten: Ein Memo reicht, jederzeit, auch wenn gerade gar nichts ansteht.

Konkret heißt das: hAiner kennt die Dokumente und Informationen, die bereits eingepflegt sind. Wird ein Schichtbericht oder ein Bautagebuch ausgefüllt, gleicht hAiner den Eintrag damit ab und stellt gezielt Rückfragen, wenn etwas nicht zusammenpasst oder schlicht fehlt, bevor der Eintrag als abgeschlossen gilt.

So entsteht mit der Zeit ein Schichtbericht, auf den sich der Nächste wirklich verlassen kann, und keine Lückenliste, die erst im Ernstfall auffällt.

Gibt es für solche Berichte oder Übergaben bereits einen festen Prozess, hält sich hAiner daran. Statt ein neues Schema von außen überzustülpen, passt sich hAiner dem gewohnten Vorgehen an. Fehlt innerhalb dieses Prozesses etwas, fragt hAiner strukturiert nach, bis die benötigten Informationen tatsächlich vorliegen.

Für mich ist der eigentliche Punkt nicht die Technik dahinter, sondern was sie bewirkt. Jede Stunde, die jemand mit Suchen verbringt, ist eine Stunde, in der nicht gearbeitet wird. Das kostet Geld. Geld, das sich sparen lässt, wenn das Wissen von Anfang an dort ist, wo es gebraucht wird.

Mehr zum Thema finden Sie auf unserer Übersichtsseite Erfahrungswissen sichern. Und wenn Sie wissen wollen, an welchen Übergaben in Ihrem Betrieb Wissen verloren geht: Der Wissensverlust-Check gibt Ihnen in wenigen Minuten einen ersten Anhaltspunkt.