ChatGPT oder Copilot für Firmenwissen: Wann reicht das und wann nicht?

Der ehrliche Rat zuerst: Liegt Ihr Wissen dokumentiert, aktuell und auffindbar in den angebundenen Ablagen, ist ein KI-Assistent mit Dokumentenzugriff oft die richtige und günstigere Wahl. Typische Fälle sind Handbücher, Richtlinien, Preislisten und Vorlagen.

In diesen Fällen liegt das Problem im Finden, nicht im Wissen selbst. Ein Assistent, der Dokumente durchsucht und zusammenfasst, löst das gut. Auch für Entwürfe, Übersetzungen und Recherche im allgemeinen Wissen sind diese Werkzeuge stark. Wer heute mit einem Copilot startet, macht nichts falsch.

Ein Chat-Assistent kennt Ihr Unternehmen erst, wenn er auf Ihre Ablagen zugreifen darf. Je nach Produkt und Lizenz ist diese Anbindung eingebaut oder muss eingerichtet werden. Das gehört an den Anfang jeder Auswahl.

Schwierig wird es erst, wenn die Antwort in keinem Dokument steht.

Der Arbeitsalltag im technischen Mittelstand hängt an Wissen, das nirgends steht. Zwei Beispiele: Ein Werkmeister hört am Geräusch, dass eine Spindel in den nächsten Wochen fällig ist. Eine Außendienstlerin merkt am Ton des Einkäufers, dass es nicht um den Preis geht. Beides ist präzise, und beides gilt als selbstverständlich, deshalb schreibt es niemand auf.

Die Normung beschreibt Wissen als Spektrum: von klar dokumentiert bis erfahrungsbasiert und nie festgehalten. Laut DIN Media greifen die Prozesse des Informationsmanagements erst, sobald Wissen in einem Dokument steht. Was nie aufgeschrieben wurde, fällt durch dieses Raster.

Ein Assistent, der Dokumente liest, kann dieses Wissen nicht liefern, weil es dort nicht steht. Das ist keine Schwäche des Werkzeugs, sondern eine Frage der Quelle. hAiner holt es deshalb im Gespräch heraus, in Einheiten von 20 bis 30 Minuten, im eigenen Tempo der Person und verteilt über Wochen. Mehr dazu finden Sie unter Erfahrungswissen sichern.

Auch bei dokumentiertem Wissen gibt es einen Unterschied. Ein Suchindex ist ein Verzeichnis, das Dokumente durchsuchbar macht. Ein reiner Dokumentenzugriff liest einen Treffer zunächst als Text. Ob dieses Datenblatt zu genau diesem Produkt gehört oder ob eine Anweisung längst ersetzt wurde, steht selten im Text selbst.

hAiner durchsucht Dokumente nicht blind. Jedes Dokument wird in Beziehung gesetzt zu allem, was Ihr Unternehmen ausmacht: Kunden, Anlagen, Lieferanten, Aufträge und Mitarbeitende. Dazu kommt das Wissensnetzwerk, das hAiner über Ihren Betrieb aufbaut. Die Antwort stützt sich damit nicht auf den besten Textfund allein, sondern auf den Zusammenhang.

Widersprüche und Lücken macht hAiner sichtbar. In einem Testlauf mit der öffentlichen Website eines mittelständischen Anbieters petrochemischer Spezialprodukte genügte eine allgemeine Frage. Bei fünf Produkten gehörten die Datenblätter zu anderen Produkten. Den Fall beschreiben wir hier.

Gerade in Betrieben mit Qualitätsmanagement stellt sich die Frage, welche Fassung einer Vorgabe gilt und wer sie freigegeben hat. Ein System, das nur den Text sieht, hat dafür wenig Anhaltspunkte. Sieht es die Vorgabe verknüpft mit Anlage, Auftrag und Verantwortlichen, kann es den Bezug herstellen.

Wie weit einzelne Assistenten hier heute gehen, ändert sich schnell. Prüfen Sie es deshalb mit Ihren eigenen Dokumenten, am besten mit der Prüfliste am Ende dieses Artikels.

Quellenangaben allein unterscheiden noch nicht, denn viele Assistenten zeigen sie an. Entscheidend ist, was hinter der Quelle steht. Bei Wissen aus Gesprächen legt hAiner das Ergebnis der Person zur Freigabe vor. Sie bestätigt mit einem Klick oder korrigiert in einem Satz.

Im Ernstfall macht das den Unterschied. Fragt ein Nachfolger, was sein Vorgänger in einer bestimmten Lage getan hätte, ist eine bestätigte Antwort mit Beleg etwas anderes als ein plausibel klingender Textbaustein. Jede Antwort, Empfehlung und Wissensaktualisierung ist in hAiner mit Zeitstempel, Quelle und freigebender Person dokumentiert.

Bei jedem Cloud-Dienst, gleich von welchem Anbieter, sollten Sie drei Punkte schriftlich klären:

• Ort: Wo Daten gespeichert und verarbeitet werden. Bei einer Übermittlung außerhalb von EU und EWR gelten zusätzliche Bedingungen (Art. 44 ff. DSGVO).
• Vertrag: Ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt, also die Vereinbarung, nach der ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO).
• Training: Ob Ihre Eingaben zum Training von Sprachmodellen verwendet werden.

hAiner läuft in deutschen Rechenzentren. Auf Wunsch installieren wir hAiner on-premise, also in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ihre Daten nutzen wir nicht zum Training von Sprachmodellen, und das gilt auch für die Anbieter, mit denen hAiner technisch zusammenarbeitet. Auftragsverarbeitungsvertrag und technische und organisatorische Maßnahmen sind Bestandteil jedes Vertragsverhältnisses.

Das ist keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Fall zulässig ist, klären Ihr Datenschutzbeauftragter und bei Bedarf Ihre Rechtsberatung.

Sechs Schritte, mit denen Sie das in einer Stunde selbst beurteilen:

1. Listen Sie die Personen auf, die in den nächsten drei Jahren gehen, und prüfen Sie, wo ihr Wissen heute steht.
2. Stellen Sie einem Assistenten mit Dokumentenzugriff zehn Fragen, deren Antwort Sie kennen. Zählen Sie, wie viele Antworten vollständig und aktuell sind.
3. Stellen Sie eine Frage, deren Antwort nur eine einzelne Person kennt, etwa wie sich eine nächtliche Störung an einer bestimmten Anlage beheben lässt. Prüfen Sie, ob der Assistent etwas Belastbares findet.
4. Fragen Sie nach einem Kunden und einem Produkt zugleich, zum Beispiel nach den Sonderkonditionen und dem passenden Datenblatt. Prüfen Sie, ob die Antwort beides richtig zusammenbringt.
5. Legen Sie zwei Dokumente vor, die sich widersprechen. Prüfen Sie, ob der Assistent den Widerspruch meldet.
6. Klären Sie Speicherort, Vertrag und Training schriftlich mit Ihrer IT.

Zeigt sich bei Schritt 1 oder 3 eine Lücke, liegt das nicht am Werkzeug, sondern an der Quelle. Das Wissen sitzt dann noch in Köpfen, und ein Dokumentenzugriff kann es nicht ersetzen. Copilot und hAiner schließen sich nicht aus: Der eine erschließt, was aufgeschrieben wurde, der andere sichert, was nur in Köpfen liegt.

Wie groß Ihr Risiko ist, zeigt der Wissensverlust-Check: fünf Fragen, zwei Minuten, keine Anmeldung. Lieber im Gespräch? Dann vereinbaren Sie ein Erstgespräch.